Checklist: evenementenveiligheid voorbereiden

Deze checklist helpt bij het eerste gesprek. Welke maatregelen nodig zijn, hangt af van je evenement, de locatie en de afspraken met de betrokken partijen.

1. Zet de basis van het evenement op papier

• Wat organiseer je en op welke datum?
• Waar vindt het evenement plaats?
• Wat zijn de openingstijden en de relevante tijden voor opbouw en afbouw?
• Hoeveel bezoekers of deelnemers verwacht je, en op welke momenten?

2. Maak het terrein inzichtelijk

Gebruik een plattegrond met ingangen, uitgangen, publieksruimtes en de belangrijkste activiteiten. Geef aan waar voorzieningen zijn gepland en welke routes bereikbaar moeten blijven. Noteer ook bijzonderheden, zoals water op of naast het terrein.

3. Beschrijf de activiteiten

Een sportwedstrijd, muziekprogramma en autocross stellen verschillende vragen aan de voorbereiding. Vermeld wat er gebeurt, waar bezoekers zich bevinden en welke momenten extra afstemming vragen. De beschrijving helpt om de gewenste ondersteuning concreet te maken.

4. Verzamel bestaande plannen en afspraken

Denk aan het draaiboek, informatie van de locatiebeheerder en voorwaarden die je voor het evenement hebt ontvangen. Deel bestaande stukken in het overleg, zodat afspraken over de inzet daarbij kunnen aansluiten.

5. Benoem de aanspreekpunten

• Wie vertegenwoordigt de organisatie op de evenementdag?
• Wie zijn de contactpersonen voor de afzonderlijke diensten?
• Hoe bereiken zij elkaar en wie is bevoegd om beslissingen te nemen?
• Welke informatie moet vóór de start met iedereen worden gedeeld?

6. Bespreek de inzet als geheel

Geef aan of je EHBO, brandwacht, beveiliging, advies of waterveiligheid wilt bespreken. Laat de werkzaamheden, tijden, contactpersonen en verantwoordelijkheden duidelijk terugkomen in het voorstel. Vraag ook wat er gebeurt als je planning verandert.

Wat doe je als nog niet alles bekend is?

Maak onderscheid tussen bevestigde informatie en punten die nog openstaan. Ook met een eerste schets kun je contact opnemen. Door die onzekerheden te benoemen, voorkom je dat aannames ongemerkt onderdeel worden van het voorstel.